לקראת שנת העסקים הקרבה ובאה כדאי לבצע מספר פעולות בכדי להיכנס לשנה זו בצורה פיננסית נכונה יותר לעסק

גם השנה האחרונה לא הייתה פשוטה לרוב העסקים. השנה החלה בסגר, וכבר שהרגשנו שאנו משאירים את הקורונה מאחורינו הופיעו זנים חדשים שגרמו לכולנו להבין שהמציאות השתנתה ואין לנו מה לעשות אלא להתרגל לתצורת פעילות מעט שונה ממה שהורגלנו אליה עד כה. אך בכל מה שקשור אלינו ולעסק שלנו, בייחוד הדברים הנמצאים בשליטתנו, עלינו לבצע בחינה שלהם כל שנה מחדש ולשפרם בכדי להביא את העסק לתוצאות מיטביות.

בחינה ממבט על

לפני שניכנס לבחינה של מספרים שונים ברמת כל אחד מסעיפי המאזן, התמחור וההוצאות עלינו לבחון קודם כל את העסק ממעוף הציפור. בשל הלחץ המתמיד שאנו נמצאים בו ביום-יום אין לנו תמיד את האפשרות לבחון דברים מלמעלה, להסתכל "מ-30 אלף רגל" ולבחון תהליכים שונים שקרו בזמן שאנו היינו עסוקים מעל הראש בלנהל את העסק בשוטף. עלינו לבחון מספר עסקאות טובות שעשינו בכדי להבין מה גרם להם להיות טובות כל כך וכן לבחון עסקאות לא טובות ולהסיק מסקנות לגבי מה לא לעשות בעתיד. לאחר תחקור העסקאות אלינו גם לבחון את מגוון המוצרים שיש לנו בעסק, האם כולם נמכרים כמו שחשבנו והאם עלינו להחזיק את כל המבחר הזה ולנהל מלאי גדול כל כך. כדאי גם לבחון האם ישנם צרכים נוספים וחדשים של לקוחות, שבמהלך השוטף של הפעילות לא שמנו עליהם דגש מספיק וזהו הזמן לבחון הסטה של פעילות לצרכים חדשים אלה. עלינו לבחון גם את התזרים של העסק ולהבין האם בעקבות השינויים שהיו השנה העסק שלנו הפך להיות עונתי וישנן תקופות טובות יותר או פחות ולהיערך אליהן בהתאם. לאחר שתחקרנו את כל הדברים ברמת העל אנו יכולים להבין היכן עלינו לצלול יותר למספרים ולנתח את אותם סעיפים, בין אם זה סעיפי המכירה והתמחור ובין אם זה סעיפי ההוצאה, בכדי לשפר את שנת העסקים הבאה.

סעיפי ההכנסה והתמחור

לאורך השנה אנו עסוקים ואנו לא שמים לב לעיתים כי מסביבנו השתנו חלק מהמרכיבים של העסקה שלנו. אם אנו עסק שבפעילותו נזקק לקניית מוצרים מיובאים, מצד אחד הדולר והיורו ירדו בחדות בחודשים האחרונים, אך מצד שני מחירי התובלה הימית והאווירית קפצו בערך פי עשרה מאשר לפני כשנתיים, כך שהתמחור של היום אינו יכול להיות אותו התמחור של שנה שעברה. ואם אנו עסק המוכר באשראי של "שוטף +" ללקוחותיו, אנו לעיתים לא עוקבים מספיק טוב אחר הגבייה בכדי לדעת שאכן כל הכספים שעליהם הוצאנו חשבוניות, אכן הגיעו בסופו של דבר לחשבון הבנק של העסק. ככל והעסק רווחי ופועל תזרימית בצורה טובה, תשומת הלב הניהולית לנושא זה הינה פחותה וזאת כי לעסק אין בעיות תזרימיות. אך לעיתים בעסק כזה נוכל למצוא מספר לא מועט של עסקאות קטנות שלא ניגבו בזמן, וכמות עסקאות קטנות יחדיו יוצרות בסופו של דבר סכום לא פעוט. אם יש חובות שלא נוכל לגבות, עלינו לדווח על כך בדוחות הכספיים ולדרוש חזרה את המע"מ ומס הכנסה ששולמו בגין אותן עסקאות.

סעיפי ההוצאה והשקעה

בתחום ההוצאות ישנן מספר בדיקות שעלינו לעשות. הבדיקות הראשונות הן על הוצאות שלא בטוח שהיינו צריכים להוציא אותן בשנה זו ועלינו להישמר ולא להוציאן בשנה הקרובה. הוצאות אלה יכולות להיות מורכבות ממנויי לשירות מסוים שלא בשימוש, מהגדרה לא נכונה של סיווג העסק ובעקבות זאת הוצאות רבות על ארנונה ואפילו שטח השכירות הנדרש לעסק לפעילותו. הוצאות נוספות שעלינו לבדוק הן ההוצאות על הספקים. האם עלינו לבקש הנחה נוספת על מוצרים שאנו קונים ולבחון האם הספקים הנוכחיים שלנו הינם הספקים המתאימים לנו מבחינת תמהיל המוצרים ומחירם. לאחר שעשינו בדיקה על ההוצאות שאנו מוציאים עלינו לבדוק שהעברנו את כל ההוצאות לרואה החשבון שידווח בדוח השנתי. לעיתים חלק מהוצאות לא מועבר בשל שכחה או אי קבלת חשבונית מהספק והרי לנו הוצאה שלא מדווחת – מה שאומר הכנסה שמשלמים עליה יותר מס, בשל אי קיזוז ההוצאה המתאימה. ובדיקה אחרונה שעלינו לעשות לצורך ההוצאות הינה האם שילמנו את כל ההוצאות שלנו בזמן. האם לא שכחנו לשלם איזה חשבון חשמל או ארנונה או שבטעות לא העברנו כסף לספק ולכן גם לא קיבלנו חשבונית. הוצאות שמגיעות בהפתעה תמיד אינן מגיעות בזמן נוח.
סעיף נוסף שחשוב לבדוק הינו תיזמון החלפת ציוד ושיפור בלאי בציוד ומכונות בעסק. ישנן הוצאות שכדאי לנצל בשנה מסוימת בשל הטבות כאלה ואחרות וישנן הוצאות על ציוד שכדאי לדחות לשנה הבאה.

סעיפים נוספים לבדיקה

נושאים נוספים שכדאי לבדוק טרם סיום השנה הם נושאי הביטוחים וההפרשות הפנסיוניות. כדאי ומומלץ להפקיד לאורך כל השנה את הפרשות הפנסיוניות השונות בכדי לשמור על רצף ביטוחי, אך בסוף השנה כדאי לעשות בדיקה ולראות האם ניתן לנצל את הטבות המס בתחום ולבצע הפקדה חד פעמית מקסימלית מותרת בכדי להנות מהטבות מס אלה. באותה הזדמנות כדאי לעבור על התיק הפנסיוני ותיק הביטוח של הבעלים וגם של העסק ולראות שכל הביטוחים מתאימים לסטטוס העסק והבעלים. מומלץ לבדוק האם היה שינוי במצב האישי של התא המשפחתי ולבחון האם מגיעות לנו נקודות זכות נוספות בזיכוי במס או שאולי מגיע לנו חישוב מס שונה אם היינו בחל"ת או קיבלנו מענקי קורונה.

לסיכום

תמיד כדאי לבצע סקירה של מצב העסק בכדי להבין היכן העסק עומד מבחינת הכנסות, הוצאות וסעיפים פיננסיים שונים. אך מאחר ובפעילות השוטפת אנו לא תמיד מתפנים לזה, סוף שנת העסקים הוא הזמן הכי טוב לבצע זאת. בסוף שנת העסקים "סוגרים" את הספרים ולכן כל הכנסה או הוצאה שלא תיכתב בספרים בשנה זו, לא בטוח שנוכל להעביר אותה לשנה הבאה ואנו יכולים, פשוטו כמשמעו, להפסיד כסף מכך שלא תיכננו נכון את סיום השנה העסקית.
שתהייה לכולנו שנת עסקים חדשה, טובה ופורייה, ומלאת עסקאות טובות.