נושא הגביה מלקוחות הינו נושא קריטי המשפיע רבות על תזרים המזומנים של העסק שלנו ויכול להשפיע גם על שרידותו
עסקים רבים חווים לאחרונה בעיות גביה רבות, לקוחות שלא משלמים על פי תנאי התשלום שנקבעו, שיקים שחוזרים בשל סיבות שונות וגם לקוחות הנכנסים להליכי חדלות פירעון ופשיטת רגל. הסיבות ללקוח לא לשלם הינם רבות ומגוונות וחלקן קשור לתהליכים כלכליים שונים כגון עליית הריבית ועליות המחירים השונות, חלקן קשור לתהליכים פוליטיים כגון שינויים פוליטיים תכופים בישראל או משברים עולמיים בין מדינות.
ניהול לקוחות
לצורך מניעת בעיות גביה עלינו לנהל את תיק הלקוחות שלנו באופן שוטף ולהקפיד על הבחנה בין לקוחות פעילים וכאלו שאינם פעילים. את הלקוחות הפעילים עלינו לדרג באמצעות פרמטרים שונים, פנימיים וחיצוניים, בכדי לבחון האם יש סכנה מלקוחות אלו או שאלו לקוחות שאלינו להסיר דאגה והתשלומים מהם יגיעו בזמן. יש לזכור כי לכל לקוח יש עליות ומורדות ולכן עלינו לעשות את הבדיקות הללו באופן שוטף וניתן להיעזר גם במאגרי מידע שונים לקבלת מידע פיננסי על לקוח. מומלץ לבצע ביקור באתר הלקוח ולראות כיצד הוא מתנהל ביום-יום בכדי לדעת שפעילותו תואמת את מה שמתבטא בהיקף פעילותו עימנו. לקוח שהיה פעיל תקופה ארוכה ופתאום החל להוריד פעילות, יש לבדוק מה הסיבה ולברר האם ישנה סכנה לחוב הקיים. לקוח שאינו פעיל ופתאום חוזר באופן מפתיע לעבוד עימנו, עלינו לבדוק האם לא "סגרו לו את הברז" במקום אחר בשל בעיות גביה.
נהלי גביה וביצוע גביה
כשם שחוקים וכללים ארציים ועירוניים משתנים בכל עת בשל שינוי התקופה ולמידה ממקרים בעבר, כך גם נהלי הגביה שלנו צריכים להשתנות ככל שהעסק שלנו גדל ומתפתח וצובר ניסיון עם לקוחות שונים. במסגרת הניסיון עם הלקוחות אנו למדים כיצד לקוחות לעיתים אינם משלמים בזמן ומהם התירוצים וכן לומדים היכן יש למהר ולבצע גביה קשוחה יותר לעומת לקוחות שאנו יודעים שאפשרי לתת להם זמן נוסף לכיסוי החוב. במסגרת נהלי הגביה עלינו לבחון מסגרת אשראי ללקוח, תנאי התקשרות ברורים, קבלת בטוחות מתאימות מהלקוח בעת קליטתו ועוד. מאחר והלקוחות באים במגע עם מבחר אנשים בעסק שלנו, עלינו להסביר ולחנוך את העובדים שיזהו "אורות אדומים" בשיחות עם הלקוחות השונים ויתריעו במידה ויש חשש ללקוח שנכנס לתקופה פחות טובה ושיכולה לגרום לבעיות גביה ולבעיה בתזרים המזומנים שלנו.
במידה ואנו נמצאים במצב שבו הלקוח מתחיל לאחר בתשלומים ואנו מתחילים לחשוש מכך שהחוב יהיה מסופק או אבוד, עלינו לפעול במהירות בכדי לא לאבד זמן יקר ועדיף גם להיעזר בעו"ד היודע לטפל בנושא גביה והוצאה לפועל בכדי להבטיח את עצמנו ולהיות הראשונים הזוכים לקבל את כספינו חזרה.
מה עוד ניתן לעשות
ישנם כלים נוספים שניתן להשתמש בהם באופן שוטף בכדי לאפשר לעסק להתנהל בצורה רגועה יותר לגבי חוב הלקוחות שלנו:
- ביטוח אשראי – מגן על היקף המכירות הכללי והספציפי, מול לקוחות מסוימים, לכל הנוגע לבעיות של אי תשלום או פשיטת רגל של הלקוח. ואם מדובר בלקוחות הנמצאים מחוץ לישראל, גם על אירועים פוליטיים שונים היכולים להשפיע על יכולתו של הלקוח לשלם. ביטול אישור ביטוח ללקוח או אי קבלת אישור לביטוח הלקוח מלכתחילה יכולה להעיד על בעיות גביה קיימות של הלקוח מול ספקים אחרים שלו ובכך להזהיר אותנו מפני בעיות גביה בעתיד.
- ניכיון שיקים ופקטורינג – בחינת הלקוחות על ידי גופים מממנים שונים, בנקאיים וחוץ בנקאיים, וקבלת מימון כנגד פעילות הלקוח יכולה לתת לנו עוד חוות דעת על הלקוח בשל הבדיקות שנעשות בגופים המממנים השונים לגבי הלקוח ויכולות הפירעון שלו. גם במקרה זה, אם גוף מממן החליט לא לממן את פעילות הלקוח שלנו, זה אומר שעלינו לשים לב לפעילות הלקוח והאשראי שאנו נותנים לו.
- שירות ביטוח שיקים – קבלת כיסוי ביטוחי לפעילות השיקים של העסק יכולה להבטיח מקרים בהם, בעת ביצוע העסקה, הלקוח היה במצב פיננסי תקין ואילו לאחר מספר חודשים, לכשהיגיע תאריך פירעון השיק, הגיע הלקוח לבעיות תזרימיות ולחדלות פירעון.
לסיכום
עלינו לבחון באופן שוטף את מצב הלקוחות שלנו ולדרג אותם, כך נדע להתאים את רמת האשראי שאנו נותנים ללקוחותינו ולא להיקלע למקרים של חובות אבודים. עלינו להרגיש את השוק, להיות ערניים, לזהות סימנים ראשוניים לבעיות תזרימיות של לקוחותינו ולתירוצים שונים המתקבלים מלקוחות שלפתע החלו לאחר בתשלומים. אם נפעל בצורה נכונה ומהירה מול לקוחות בעייתיים מבחינת תשלום, אנו נוכל לסייע לעסק שלנו לצלוח בעיות תזרימיות שיכולות להיגרם בשל חובות לקוחות שלא שולמו בזמן.
