בכדי להקים עסק יש צורך בתכנון מוקדם ושמירה על תוכנית פעולה בכדי לבחון את הצלחת העסק ויכולתו להתפתח בהמשך

כיוון שיש הרבה אי ודאות בהקמת עסק חדש, תכנון מוקדם הינו אחד הדברים העיקריים היכולים לסייע לעסק להתקיים לאורך שנים. התכנון הזה חייב לכלול נושאים חשובים כגון: מהן עלויות הפתיחה וההקמה, איך לתמחר את המוצרים, מהי השדרה הניהולית, כיצד נממן את פעילות העסק ועוד. אי הוודאות הזו מחייבת את היזם לדעת חלק מהתשובות עוד בטרם החל את התהליך וזאת בכדי לא להגיע למבוי סתום באמצע התהליך. גם לעסק קיים המעוניין לשנות פעילותו או להוסיף פעילות נוספת מומלץ להכין תוכנית עסקית לשינוי הצפוי בכדי לבחון בכל זמן את עמידתו ביעדים שהציב לעצמו.

מהי תוכנית עסקית
התוכנית העסקית היא אחד השלבים החשובים והעיקריים בפעילות החדשה או בפעילות המתווספת לעסק.  התוכנית העסקית כוללת בתוכה היבטים שונים של שיווק, מימון, תצורת מכירות, יעדים, נתונים כספיים צפויים מהפעילות, ותוכנית זו תשמש לאורך תקופה מסוימת כמצפן של העסק, ותסייע לבעליו לשמור על הכיוון שבחר בכדי להגיע למיצוי הפוטנציאל של המיזם החדש עד לשינוי מסלול או הגדלת הפעילות – אז נצטרך תוכנית עסקית חדשה או עדכנית.
התוכנית העסקית הינה גם הבסיס להגשת בקשות אשראי שונות או מענקים שונים לעסק החדש.

מה כוללת תוכנית עסקית

תוכנית עסקית הינה שם גנרי למסמך המנתח את פעילות החברה בהיבטים שונים ולכן ישנם סוגים שונים של "תוכניות עסקיות" שבכל אחד מהסוגים נוהגים להרחיב על חלק עיקרי שלמטרתו נכתבה התוכנית. אך כל תוכנית עסקית חייבת להכיל מס' נתונים חשובים:

כספים – הסבר על ניהול כספי החברה, תכנון מדויק, היקף הוצאות מול היקף הכנסות, השקעה ראשונית וגיוס הון זר.

תזרים מזומנים – תזמון ההכנסות מול תזמון ההוצאות, תוך כמה זמן העסק מתחיל להרוויח ובחינת מצב העסק מול מסגרות האשראי שניתנו בגופים המממנים השונים.
דוח רווח והפסד – בניית דוח רווח והפסד עתידי ולמספר שנים קדימה, בכדי להעריך את הרווחיות הצפויה ולבחון בעתיד האם אנו עומדים במשימה.
מכירות ושיווק – כיצד מגייסים לקוחות חדשים, היכן מפרסמים, מי ינהל את המכירות וכמה אנשי מכירות יהיו בעסק.
תמחור – כיצד נתמחר את המוצר או השירות שלנו ועל פי איזה רווח גולמי, איזה הוצאות אנו נעמיס על המוצר ואיזה נעמיס על העסק.
ניהול ונהלים – מי ינהל את העסק, מה יכולתו הניהולית והניסיון שלו, מהי חלוקת התפקידים ומה הם הנהלים העיקריים של פעילות העסק.

בחינת הנתונים הללו תוכל להביא אותנו למתן יעדים ומטרות לעסק ולבעליו ובחינה חוזרת לאחר תקופה לגבי יכולתו של העסק לעמוד ביעדיו.

כיצד לבנות תוכנית עסקית

בנית התוכנית העסקית הינה נגזרת של מטרת התוכנית העסקית – למי אנו מציגים אותה. אם התוכנית הינה לצרכים פנימיים בלבד או שהיא עבור הצגה למשקיעים או לגופים מממנים, ככל שההצגה היא שונה כך נצטרך להתאים את התוכנית לקהל היעד שלה. וכמובן, לכל עסק יש את האסטרטגיה שלו והענף בו הוא פועל שממנו נגזרת גם תצורת הפעילות שלו, לכן תוכנית עסקית תהייה שונה במבנה מעסק לעסק. כל מבנה של תוכנית עסקית חייב להכיל את הנושאים הבאים:
תקציר מנהלים – רקע על העסק ופעילותו, מנהליו של העסק ומטרותיו של העסק.
סקירת שוק – מהי הסביבה התחרותית בה פועל העסק
מוצרי העסק – פירוט המוצרים ואף רעיונות נוספים שעומדים על הפרק ויוטמעו בעסק בהמשך.
נתונים כספיים – מהם מקורות המימון של העסק
נתוני מכירות ותחזית מכירות – כיצד יבצע העסק את המכירות ובאיזה היקף שנתי
תחזיות פיננסיות – הצגת רווחיות, רווח והפסד שנתי, רווח נצבר ועוד.

כל תוכנית היא בסיס לשינויים
בעולם משתנה כמו שלנו, יש צורך בשמירה על עדכניות התוכנית העסקית. אחד מחלקי התוכנית העסקית נקרא ניתוח SWOT – חוזקות, חולשות, הזדמנויות ואיומים.
ניתוח זה מביא בקצרה את יכולות העסק להתקדם ואת האיומים מבפנים ומבחוץ היכולים למנוע זאת. מטרת בעלי העסק היא לבחון כל תקופה את ה-SWOT שלהם ולהחליט האם אנו עומדים ביעדים, האם החוזקות של העסק עדיין משרתות אותו והאם השתנו האיומים וכעת מה שחשבנו בעבר כבר פחות מפריע לעסק להתקדם ואנו ניצבים דווקא מול איומים חדשים בשל כניסת מתחרה חדש או שינוי רגולטורי שמאיים על המשך פעילות העסק.

לסיכום
אז מי הוא קהל היעד לו אנו כותבים את התוכנית העסקית? בראש ובראשונה לבעלי העסק. לקבלת יעדים שונים ומטרות שנתיות ורב שנתיות, מהן יוכלו לגזור את הפעילות החודשית והיום יומית של העסק. התוכנית העסקית יכולה, בהתאמות מסוימות, להוות גם בסיס למצגת למשקיעים או כהכנה לגיוס אשראי או מימון מגופים מממנים שונים. אבל בראש ובראשונה, וכפי שציינו, התוכנית העסקית מסייעת לבעל העסק לעמוד ביעדיו ומשמשת כמצפן עסקי בכדי לסייע לעסק להגיע ליעד המכירות בהקדם.